Делимся мыслями организатора Дарьи Кравцовой о подготовке к мероприятию
На первый взгляд любое мероприятие — это нежные цветочки, белые тарелочки и декоративные банты. Но как показывает практика — это вечные сметы, утверждение технического оснащения и контроль ограничений по шуму... Согласны, не все так радужно. И все же, если вы заинтересованы самостоятельно подготовить мероприятие без привлечения ивент-организатора, делимся моментами, которые скрыты от глаз обычного гостя, и на которые точно стоит обратить внимание.
«Работа с площадками один из самых крупных блоков подготовки проекта. За 8 лет работы в организации мероприятий мы встречались с множеством интересных и сложных кейсов, учились на ошибках и накапливали бесценный опыт. Рада поделиться с вами наблюдениями и нюансами, которые зачастую ускользают из внимания. Отлично, если вы узнаете о них на этапе подготовки. Плохо и больно, если во время самого ивента».
Райдеры Это набор пожеланий и требований для успешной работы вашей команды. Гримерные и их наполнение, питание, технические требования музыкантов, электричество для подключения зон или проводной интернет для трансляции. Все эти расходы могут исчисляться в десятках или сотнях тысяч рублей.
Технические часы Сверьте с вашими подрядчиками необходимое количество часов на монтаж и демонтаж. При крупных объемах застройки могут потребоваться extra-часы аренды локации. В некоторых лофтах почасовая аренда, а рестораны не любят пускать раньше открытия в 12:00.
Ограничения по шуму Если площадка располагается вблизи жилых домов, в офисном здании, в отеле или в Подмосковье, высока вероятность, что эти ограничения вас коснутся. Если вы планируете вечеринку, уходящую в ночь, обязательно уточните о возможном уровне громкости у менеджера после 23:00.
Вместимость зала Как правило, в маркетинговых целях площадки указывают максимальную вместимость зала (посадка по 12 человек, без танцпола). Обязательно обсудите с менеджером на ранних этапах КОМФОРТНУЮ посадку с танцполом, варианты и схемы расстановки столов
Технический продакшн Профессиональный свет и звук уже не роскошь, а необходимость и база для каждого мероприятия. Далеко не всегда местное оборудование отвечает любым задачам. Например, мощности базовых колонок может не хватать для качественного звучания из-за акустики и конфигурации пространства, а стандартного света для полноценной заливки зала. По техническому оснащению под ваши задачи вас сможет сориентировать грамотный технический представитель площадки или прокатной компании.
Продления Заранее уточните у всех членов команды стои- мость продления работы свыше запланированного. В некоторых случаях стоимость может быть выше стандартной на этапе бронирования.
Координация Если вы справились с организацией мероприятия сами, дайте себе возможность получить от него удовольствие. Возьмите координатора, который будет разбираться с сотней мелких вопросов, которые возникают в ходе даже самых идеально спланированных мероприятий.
Формат подачи блюд В случае выбора фуршетного формата на мероприятии 4+ часов, не забудьте о достаточном количестве lounge-мебели и других посадочных мест, минимум на 60% гостей. Если ваш вариант «банкет», учтите, что в большинстве случаев площадки подразумевают общую подачу блюд «в стол» и рассчитывают 1 официанта на 10 человек. Более элегантный вариант — гала-ужин с порционными синхронными подачами, 1-2 официанта на человека и отсутствие общих блюд в столах.
Запреты Узнайте у площадки, что делать НЕЛЬЗЯ. Например, часто штрафуют за привоз своего алкоголя, малярный скотч, использование конфетти или легкий дым. Не везде можно использовать свечи и ставить мебель на газон.
И в завершении небольшой лайфхак:
Пройдите по площадке путем гостя. Быстро ли. гость нашел вход или надо предусмотреть указатели? Предусмотрено ли место для смены обуви зимой, зона для букетов и план рассадки по столам?